Simplifique confirmações de presença em eventos via WhatsApp com IA

Plataformas de gestão de eventos são ótimas para organizar cronogramas, fornecedores, orçamentos e tarefas. Mas a gestão de convidados exige um nível de cuidado que vai além do básico: entender respostas, organizar acompanhantes e manter tudo atualizado sem erros ou complicações.

E é aí que está a diferença!

Como num evento, onde cada profissional tem sua especialidade — o RSVPly assume a gestão de convidados com foco total, entregando um nível de organização que soluções genéricas simplesmente não alcançam.

Na prática, o processo é muito mais simples do que parece. Você cria o evento, adiciona os convidados (se necessário) e define como quer que a comunicação aconteça.

A partir daí, o RSVPly assume. Os convidados interagem pelo WhatsApp de forma natural, enquanto o sistema registra automaticamente confirmações, acompanhantes e observações — tudo já organizado para você, sem precisar correr atrás de ninguém.

No fim, o que antes exigia horas acompanhando mensagens e planilhas passa a acontecer de forma automática, com muito mais clareza, controle e tranquilidade.

Não! O RSVPly funciona com um número próprio, dedicado exclusivamente à confirmação de presença e à comunicação com os convidados.

Isso significa que você não precisa expor seu WhatsApp pessoal ou corporativo, nem misturar as confirmações do evento com sua rotina. Toda a comunicação acontece de forma organizada, centralizada e profissional.

Na prática, você ganha mais controle e mantém a confirmação do evento separada do seu dia a dia.

O RSVPly funciona de um jeito bem prático: não há mensalidade nem fidelidade. Você utiliza apenas quando tiver um evento, sem cobranças recorrentes.

O valor é calculado por pessoa, o que torna tudo mais equilibrado. Assim, o custo acompanha o tamanho do evento e não pesa no orçamento — seja para você ou para o seu cliente. Sem surpresas ao longo do processo.

Isso significa que você investe exatamente no que precisa, no momento certo, sem pagar por algo que não está utilizando.

Sim! Após o cadastro do evento, é disponibilizado o acesso para o contratante, onde ele poderá acompanhar as confirmações, visualizar a lista de convidados e as atualizações em tempo real.

Nesse mesmo ambiente, o contratante poderá ajustar informações básicas do evento, bem como cadastrar os próprios convidados e, após o período de confirmação, organizá-los por mesa. Assim, tudo já fica organizado diretamente no RSVPly, evitando troca de planilhas, versões desencontradas e retrabalho.

Você mantém o controle da operação, garantindo uma gestão organizada e alinhada com o seu fluxo de trabalho. Isso melhora a comunicação e eleva a percepção de profissionalismo do seu serviço.

Não! O RSVPly não exige a instalação de nenhum aplicativo. Para o check-in no dia do evento, é disponibilizado o acesso à Área de Check-In, onde você pode validar os convidados pelo QR Code ou pelo nome, de forma simples e rápida.

Essa área funciona como um WebApp, acessível diretamente pelo navegador e preparada para funcionar até mesmo sem conexão com a internet — algo essencial, especialmente em eventos realizados em locais com sinal limitado.

Além disso, como não há necessidade de instalação, você pode compartilhar o acesso com a equipe no dia do evento sem complicações. Isso é especialmente útil quando há troca ou rotatividade da equipe.

Isso garante mais agilidade na entrada, sem depender de instalação ou conexão, evitando filas e imprevistos.

Sim! O RSVPly permite importar sua lista de convidados de forma simples, utilizando planilhas.

A importação será feita com o apoio de Inteligência Artificial, o que elimina a necessidade de formatações específicas. Basta que a lista esteja organizada e coerente para que o sistema interprete corretamente as informações.

Após a importação, os dados já ficam estruturados e prontos para iniciar as confirmações.

Você economiza tempo, evita retrabalho e não precisa se preocupar com padrões ou ajustes técnicos.

Sim! O RSVPly permite visualizar todo o histórico de conversas entre a Agente de IA e os convidados.

Isso garante total transparência sobre as interações, permitindo acompanhar confirmações, dúvidas e qualquer informação compartilhada durante o processo.

Você mantém o controle da comunicação, com a segurança de que tudo está sendo conduzido conforme o esperado.

O RSVPly permite configurar o controle de presença de acordo com o perfil do seu evento. Você pode criar eventos públicos ou privados.

Em evento públicos, qualquer pessoa com o link da Agente de IA e/ou com o código do evento pode confirmar sua própria presença de forma simples e rápida.

Já nos eventos privados, apenas convidados previamente cadastrados conseguem confirmar, garantindo um controle mais restrito e alinhado com a sua lista.

Em ambos os casos, é possível definir se o convidado pode ou não adicionar acompanhantes, de acordo com a dinâmica do evento.

Existem duas formas de conduzir a confirmação de presença.

No RSVP passivo, você envia o convite com o link ou QR Code que direciona o convidado para a nossa Agente de IA e aguarda que ele tome a iniciativa de responder. É um modelo mais simples, mas que pode exigir acompanhamento para garantir boas taxas de resposta.

Já no RSVP ativo, a comunicação é conduzida de forma mais próxima. A Ly, nossa Agente de IA, entra em contato automaticamente com o convidado, e a confirmação acontece de forma natural, sem depender de acompanhamento constante.

O RSVPly permite trabalhar das duas formas, de acordo com o perfil do seu evento. Assim, você escolhe o nível de abordagem ideal, com flexibilidade para garantir organização sem abrir mão da experiência dos convidados.

Durante o período de confirmação de presença, o convidado interage pelo WhatsApp de forma natural, podendo tirar dúvidas e receber informações sobre o evento sempre que precisar.

Você pode incluir detalhes importantes no momento da criação do evento, como informações gerais e links úteis, que estes serão compartilhados ao longo da conversa. Se houver um site, por exemplo, ele será enviado automaticamente ao final da confirmação.

Também é possível configurar uma mensagem personalizada após a confirmação, mantendo a comunicação alinhada com o estilo do seu evento.

Sim! Durante a confirmação de presença, você pode incluir perguntas personalizadas para coletar informações importantes dos convidados.

Isso permite, por exemplo, identificar restrições alimentares, interesse em transporte ou qualquer outro detalhe relevante para a organização do evento.

As respostas ficam registradas de forma estruturada, facilitando o acompanhamento e evitando a necessidade de controles paralelos.

Sim! A Agente de IA é capaz de se comunicar em diferentes idiomas, permitindo que convidados de diferentes nacionalidades interajam com facilidade.

O idioma é identificado automaticamente a partir da mensagem do convidado, e a conversa passa a acontecer de forma natural no idioma dele.

isso garante uma experiência mais fluida e acessível, sem barreiras de comunicação, mesmo em eventos com convidados internacionais.

Sim! A Agente de IA é capaz de entender áudios enviados pelos convidados, interpretando as informações e registrando as respostas normalmente.

Isso torna a experiência mais acessível, especialmente para convidados da terceira idade ou para quem prefere se comunicar por voz no dia a dia.

Você garante que todos consigam confirmar presença com facilidade, independentemente da forma como preferem se comunicar.

Sim! Você pode adicionar uma mensagem personalizada junto ao QR Code de check-in.

Isso permite reforçar orientações importantes, compartilhar informações adicionais ou manter a comunicação alinhada com a proposta do evento até o momento da entrada.

Assim você mantém o padrão de organização e comunicação até o último ponto de contato com o convidado.

Sim! O RSVPly permite organizar os convidados por mesa, facilitando a distribuição e o controle no dia do evento.

Após o período de confirmação, na Área do Contratante, é possível organizar os convidados que confirmaram presença, tornando o processo mais rápido e evitando retrabalho.

Quando o evento utiliza QR Code, também é possível definir se o número da mesa será exibido junto ao código, facilitando a orientação dos convidados logo na entrada. Essa informação também fica disponível para a equipe na recepção, permitindo que o direcionamento seja feito de forma rápida e organizada.

Você ganha mais controle sobre a disposição do evento e torna a recepção mais fluida e eficiente.